Nota fiscal de aluguel (NFS-e): o que muda com a Reforma Tributária?

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Contratos e recibos fazem parte da rotina de quem aluga um imóvel. E com a Reforma Tributária, a documentação dessas operações entra em uma nova fase, com a adoção da nota fiscal de aluguel em determinadas situações.

A mudança acompanha a entrada do IBS e da CBS e traz dúvidas sobre quem estará sujeito à nova obrigação e como ficam os contratos que já estão em andamento.

O InfoMoney conversou com especialistas para explicar o que muda na emissão de notas fiscais de locação de imóveis e quais cuidados proprietários e imobiliárias devem ter com as novas regras.

Quem terá de emitir nota fiscal de aluguel?

A nova obrigação será cumprida por meio da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), no padrão nacional, mas não vale para toda pessoa que recebe aluguel.

Pessoas jurídicas enquadradas como contribuintes do IBS e da CBS entram na nova sistemática, enquanto, para as pessoas físicas, a Lei Complementar nº 214/2025 estabelece critérios específicos.

No caso das pessoas físicas, dois requisitos precisam ser atendidos ao mesmo tempo, considerando o ano anterior:

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• receita com locação, cessão onerosa ou arrendamento superior a R$ 240 mil, valor atualizado pelo IPCA; e
• operações envolvendo mais de três imóveis distintos.

Quem não atingir um dos dois critérios fica fora desse enquadramento. A legislação também prevê uma segunda hipótese: a pessoa física pode se tornar contribuinte no próprio ano se a receita com essas operações superar em 20% o limite aplicável.

Para os contribuintes alcançados pela regra, o cronograma nacional prevê a emissão da NFS-e para locações, cessões onerosas e arrendamentos de imóveis a partir de 1º de dezembro de 2026.

E quando há uma imobiliária no meio?

A administração do imóvel por uma imobiliária não transfere automaticamente para ela a obrigação referente ao aluguel.

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Antonio Carlos Santos, presidente do Sescon-SP, explica que são operações diferentes: o aluguel pertence ao locador, enquanto a imobiliária presta o serviço de administração ou intermediação e documenta a própria remuneração.

Para emitir a nota em nome do proprietário, a imobiliária precisa ter autorização formal para representá-lo e usar um sistema que aceite a emissão por terceiros. 

E os contratos de aluguel que já estão em andamento?

Não necessariamente. Segundo Santos, o primeiro passo é organizar os dados necessários para a emissão da nota, como pagamentos, atrasos, antecipações e reajustes. Já Vinicius Carneiro, advogado e estrategista tributário da Etecon, recomenda ainda revisar os contratos para avaliar se a nova carga tributária exige algum ajuste.

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Os especialistas chamam atenção ainda para um regime tributário opcional previsto para determinados contratos por prazo determinado, firmados antes da publicação da Lei Complementar nº 214/2025.

Nesses casos:

• O contribuinte pode optar pelo recolhimento de IBS e CBS à alíquota conjunta de 3,65% sobre a receita bruta recebida, em vez da sistemática regular.
• Nos contratos não residenciais, a opção vale durante o prazo original do contrato.
• Nos contratos residenciais, vale até o fim do prazo contratado ou até 31 de dezembro de 2028, o que ocorrer primeiro;

A adesão exige comprovar que o contrato atende aos requisitos de data e formalização previstos na lei.

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Como será a emissão da nota fiscal de aluguel?

A locação será documentada por meio da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e). O padrão nacional já prevê um código específico para essas operações e campos para identificar o imóvel, o locador e o locatário.

Antonio Carlos Santos alerta para a importância de o locador manter essas informações organizadas e verificar como o sistema utilizado fará a emissão. A mudança também exige que empresas e profissionais responsáveis pela gestão dos imóveis ajustem seus sistemas ao novo padrão.

Apesar do uso da NFS-e, Santos ressalta que a locação pura de imóveis não passa a ser considerada um serviço sujeito ao ISS. Isso porque a locação, juridicamente, não é tratada como prestação de serviço, mas como uma obrigação ligada à disponibilização do uso do bem. Logo, a adoção da NFS-e serve para documentar a operação dentro da nova sistemática do IBS e da CBS, sem transformar o aluguel em serviço.

Resumo da nota fiscal de aluguel: o que muda na prática

• A NFS-e será exigida apenas de locadores enquadrados como contribuintes do IBS e da CBS.
• Para pessoas físicas, entram na regra quem superar R$ 240 mil em receita e tiver operações com mais de três imóveis distintos.
• A NFS-e para locações entra no cronograma nacional a partir de 1º de dezembro de 2026.
• Contratos em andamento não precisam ser refeitos automaticamente, mas podem exigir revisão tributária.
• Quando há imobiliária, o aluguel continua sendo operação do locador; já a comissão ou administração é operação da imobiliária.
• O uso da nota fiscal de aluguel não transforma a locação em serviço sujeito ao ISS.